• My jobs
• Post a job
• Company profile

Administratief coördinator Legendo

Function description

Je zal instaan voor de optimale organisatie van de administratieve, organisatorische, budgettaire en logistieke taken zodat
een efficiente ondersteuning van de afdeling gerealiseerd wordt. Als administratief coördinator zorg je voor de coördinatie en de administratieve ondersteuning van de onderzoeksprojecten en voor de coördinatie van het VGM-gebeuren (inclusief het bijhouden van de massabalans, het melden van risicovolle activiteiten en het beheer van de bioveiligheidsdossiers). Voor deze opdrachten kan je rekenen op de ondersteuning van een administratieve medewerker.

Tasks

• Je bent het aanspreekpunt van het afdelingshoofd en alle stafleden m.b.t de voorbereiding, de coördinatie en de administratieve ondersteuning van alle projectaanvragen voor zowel nationale (FWO, IWT, …) als internationale (EU, JDFR, …) onderzoeksprojecten.
• Je verzorgt de administratie, de budgetopvolging en de coördinatie van de rapportering van de onderzoeksprojecten en de personeelsallocatie op de verschillende financieringsmiddelen.
• Je bent vertrouwd met de richtlijnen van de verschillende onderzoeksprojecten en financieringsbronnen.
• Je bent coördinator van het VGM gebeuren, van Lirias en je beheert de laboratoriumstocks.
• Je superviseer alle werkzaamheden van de financiële antenne.
• Je zorgt voor de correcte uitvoering en opvolging van alle bestelopdrachten en facturatie in SAP en het verifiëren van de leveringen.
• Je bent het contactpunt van de afdeling met de Aankoopdienst: advies verlenen bij en coördineren van alle aankopen.
• Je bent, samen met collega's, verantwoordelijk voor het negociëren en opvolgen van de jaarcontracten bij de externe firmas.
• Je coördineert alle betalingen en je zorgt voor adequate rapportering aan verschillende kredietbeheerders, de interne
financiële dienst, LRD en de boekhouding UZ
• Je werkt aan het optimaliseren en het stroomlijnen van de verschillende administratieve processen: o.a. de bestel- en aankoopprocedure; de procedure voor indienen en terugbetalen van gemaakte onkosten, het verdelen van de geleverde goederen, de verdeelsleutel van gemeenschappelijke kosten, …

Profile

• Je bent houder van minstens een bachelordiploma en je beschikt over een ruime relevante werkervaring in een wetenschappelijke omgeving.
• Je hebt een zeer goede kennis van de courante MS-officetoepassingen en je hebt een goede kennis van financiële rapportering.
• Je beschikt over een vlotte talenkennis (Nederlands-Engels-Frans) en over sterke communicatieve vaardigheden.
• Je hebt ervaring met het aansturen en begeleiden van anderen.

Offer

Wij bieden je een deeltijdse tewerkstelling (80%) voor onbepaalde duur. Aan deze functie is een salaris in graad 5 of 6 gekoppeld. De mate waarin je beantwoordt aan het functieprofiel is bepalend voor het toekennen van de graad en het barema.

Interest

Surf naar http://www.kuleuven.be/vacatures en solliciteer online.
Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je terecht bij Mirella Strubbe, tel: (016)32 83 12.
De kandidaturen moeten binnen zijn op de Personeelsdienst uiterlijk op 10/07/2009.

Tags

Location

Leuven
Flemish Region
Belgium